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新会区家庭档案建档指南
发布时间:2015-06-03

 

 

 

 

新会区档案局()编印

O一五年六月

致全区家庭的一封信

 

全区各家庭的朋友们:

请接受档案人的祝福!祝愿所有的家庭和睦亲爱,祝愿所有家庭的朋友幸福安康!家是港湾,它使我们疲惫的身心找到了归宿;家是学校,它教会我们怎样做人;家是爱巢,演绎着人世间最真最美的爱情故事;家是摇篮,它延续了人类生命的永恒……。当新生活开始的时候,当生活之路向未来无限延伸的同时,真实反映您家庭生活的历史记录——家庭档案也相伴而生了!

不是吗?一张张成绩单、录取通知书、毕业证书,记述着您求学探索的足迹;一份份工作报告、论文、手稿,诉说着您一生不变的追求;一张张照片,留下了您如意人生的美好瞬间;一个个荣誉证书,成为您奋斗历程的光辉写照;一个个家氏族谱,如一棵棵枝繁叶茂的大树,象征着华夏子孙绿叶对根的思念。在家庭档案的大家庭里还有房产证、契税证、结婚证、电器说明书、个人病历等等。家庭档案就像五彩斑斓的生活一样丰富多彩。

也许您并不经意,但它们却真实地存在于您的生活之中,并于无声处发挥着重要的作用。不是吗!当您购买的物品需要退回或更换的时候,购货发票会坚决地捍卫您的权益;当您择业求职时,学历证书就是您学识水平的有力佐证;当家用电器出了毛病,只要有了设备档案——电路图,就如同有了指南针,病灶迎刃而解。这就是档案“一纸千金”的价值所在。

凡此种种的家庭档案,在一些家庭中犹如一颗颗散落的珍珠,宝贵但无序。生活中经常出现“急需时却找不到”的现象。这就需要我们用科学的理念和方法加以整理和管理。为了促进家庭建立档案,推动家庭美德建设,提高家庭生活质量,提升家庭文化品位,新会区档案局开展“档案进家庭”活动。今年6月到10月,我们将在部分单位、部分社区举办家庭建档业务讲座,为家庭建档提供业务咨询;我们编辑了《新会区家庭档案建档指南》,为家庭建档提供技术参考。我们希望通过这一系列的服务,能使您对家庭建档给予适当关注,投入一点时间,花一点经费,把您散存在家中书柜里、抽屉里乃至办公桌里的家庭档案,认真地进行整理,科学地保管起来,使家庭档案成为您生活、工作的好帮手,成为展示您家庭精神风貌的窗口。如果您把家庭档案建立起来了,您定会感受到家庭建档的益处,定会在今后的生活、工作中,自觉地积累、保存、管理好您的家庭档案。

如果在家庭建档方面您有什么困难需要帮助的话,请拨打电话6391183,我们将以最大的热情为您提供咨询和服务。

愿家庭档案伴随您成就事业,完善人生,并带给您及您的家人永远的幸福与快乐!愿千千万万个家庭都能建立起家庭档案!

此致

崇高的敬礼!

 

 

               江门市新会区档案局

                 201567

 

 

新会区家庭档案建档指南

 

家庭档案的含义

 

家庭档案是什么?是一本关于自己家庭的日记?其实,它就是我们大家既熟悉又陌生的东西:从出生证到毕业证、从满月照到成人照、从家族第一代到最年轻的一代的基本情况……每个家庭(个人)或多或少都保存着类似物品或记录,它们是我们生活轨迹的记录和凭证。准确来说家庭档案就是指家庭成员在家庭生活及有关社会活动中形成的应归个人家庭保存的、具有备查价值的各种文字、图表、照片、录音、录像、实物等不同形式的文件材料。

 

家庭档案的特点

家庭档案具有物权的私有性、形成的广泛性、内容的丰富性、形式的多样性、较强的实用性、价值的社会性、权益的隐私性、有限的时效性等特点。

 

家庭档案的意义

家庭档案是一个家庭无形的精神财富。建立家庭档案最直接的益处,就是能为家庭日常生活、学习、工作提供方便,使家庭生活条理化,促进和谐家庭建设。

一、有利于家庭的和睦

营造一个温馨的家庭氛围,家庭档案起着不可替代的作用。闲暇之余,全家人拿着相册、翻阅着家庭记录、追忆着那逝去的往事,会使孩子更加爱父母,感到父母建立这个家庭和哺育自己的艰辛,倍感生活在这个家庭中的温暖,使孩子从小就有热爱社会和家庭的爱心,有发奋学习、报效祖国的忠心,有热爱父母的孝心,夫妻之间更加热爱彼此筑建的家庭,更加珍惜自己家庭的幸福,促进家庭的和睦。

二、有利于家庭成员总结经验和不断成长进步

“历史是一部教科书”,家庭档案也是如此。当孩子看到自己成长记录,读书时的奖励证书时,会在激励中进一步成长进步。

三、有利于自己和家人的身心健康

家庭档案是一剂良药,记录了不同的家庭怎样同心面对生活的调整和在搏击中发展的真实过程,能促进家人的身心健康,使家庭成员在工作、学习和家庭生活中都始终能心情豁达、乐观向上,对前途充满信心。

四、有利于家庭的科学管理

虽然我们已经跨入了一个崭新的时代,但家庭档案的最原始凭证和记录还是需要每个家庭自己去收集、保管,形成其他方式无法替代的原始档案。这些档案对家庭政治、生活、理财等方面的管理起着重要的作用,在家庭中既减少了许多烦恼,又提高效率,达到了事半功倍的效果。

 

家庭档案的整理方法

一、收集材料

各家庭对凡是在家庭生活和社会实践活动中形成的具有现实利用价值和历史查考价值的可归个人保存备查的各种文字、图表、照片、录音、录像、光盘等确定为本家庭档案的收集范围,并齐全完整地收集起来。

二、分类

将家庭及其成员所形成的全部档案,按类别、时间和形式的异同,分成一定的层次和类别,使家庭档案构成一套有机的整体。根据实际情况,一般家庭的档案按大类可分为以下类别:

1、证件类(代字:A

反映家庭在婚姻、生育、工作等方面的证件:户口簿、身份证、工作证、学生证、会员证、借书证、驾驶证、退休证、煤气卡、结婚证、出生证、独生子女证、港澳通行证、护照、遗嘱等。

2、传记类 (代字:B

反映家庭及成员历史过程的材料:如族谱、家谱、家史、自传、日记、回忆录、家庭大事记、个人简历等。

3、社交类(代字:C

反映家庭成员在各种社交活动中形成的材料:亲友的通信地址、电话号码、网址等通讯名录、往来书信、贺卡等。

4、业绩类(代字:D

反映家庭成员学习、工作中的材料:学习成绩单、学历学位证、录取通知书、聘书、职称证书、技术资格等级证书、奖状、奖章、获奖证书、发表的论文、发明创造材料、书画作品等。

5、财产类(代字:E

反映家庭财产的材料:借据、存折、家电票据(发票、保修卡、使用说明书、线路图)、房地产证、营业执照、纳税证明、各种合同书、公证材料、家庭经济收支记录、工资单、股票债券、投保单等。

6、声像类(代字:F

包括工作、生活、旅游等照片、录音、录像、光盘。

7、健康保健类(代字:G

反映家庭成员健康状况的材料:如病历、检验单、透视证明及底片、药方、保健卡、献血证明等。

8、旅游类(代字:H

如景点门票、旅游地图、车船机票等。

9、收藏类(代字:I

如有收藏价值的图书、文物、古玩等。

以上九个方面只是生活中的一部分,每个家庭都有其各自的特点,可以根据具体情况和个人爱好多分几类或少分几类进行收集整理。

三、编号

各类档案按单份材料整理归档(即一份材料为一件),按时间的先后顺序排列,从“1”开始编流水号。每份材料应逐件编号。为保持材料的原貌和完整,在编制档案号时建议用铅笔填写或贴标签纸。

四、装盒

家庭档案的装盒是指依照家庭档案的不同类别及其排列方法,按件号的先后顺序将档案材料装入档案盒。不同类别的档案应分别装入不同的档案盒内。一般采取每个大类装一盒的方法(如有个别类别像证件类等一盒装不完可多装几盒),装盒后在盒子封面上标明盒内存放的内容,以便查找利用。装档案的盒子可使用文书档案盒或家庭现有的适用存放档案的其它盒子。照片可采用市售的影集存放,也可购买国家标准的照片档案夹存放,为便于查询记忆,可在每张照片的背后标注上拍摄时间、地点、人物姓名等内容。

至于家庭档案较多的,为查阅方便,最好把每一盒存放的材料抄写一个详细的目录(目录式样可参照图1、图2)。

家 庭 档 案 归 档 目 录

证件类(A

件号

题     名

年度

页数

(本、册)

盒号

备注

1

×××与×××结婚证书

1979

1

1

 

2

×××第一代身份证

1985

1

1

复印件

3

……

 

1:证件类归档材料目录填写示范

 

家 庭 档 案 归 档 目 录

声像类(F)

卷号

题     名

年度

照片号

期限

备注

 

1

家庭成员工作生活、参观学习及小孩幼儿园生活等照片

1982/1985

1/82

长期

 

2

家庭成员工作、学习、生活等照片

1986/1988

1/118

长期

 

 图2:声像类归档材料目录填写示范

 

家庭档案的保管

建立家庭档案的家庭应该把档案放入家庭档案柜或其他家具中存放。保密、隐私和贵重的家庭档案可单独存放。家庭应妥善保管家庭档案,注意防火、防潮、防虫、防光、防尘。

 

家庭档案的利用

  一、家庭成员可根据实际需要利用家庭档案,用后归放原处,防止丢失。

二、涉及个人隐私的家庭档案要经本人同意方可利用,保密、珍贵的家庭档案应严格限制利用。

三、家庭档案所有者可以自愿向区国家档案馆捐赠其家庭档案。家庭档案捐赠档案馆后,家庭档案所有者对其家庭档案享有优先利用权,并可对其家庭档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见。

四、家庭档案的所有者有权公布自家的家庭档案,但必须遵守国家有关规定,不得损害国家安全和利益,不得侵犯他人的合法权益。

五、家庭所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的家庭档案,向国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖的,应当经区人民政府档案行政管理部门批准,严禁倒卖牟利,严禁卖给或者赠送给外国人。

 

家庭档案的用品

   一、档案盒。档案盒适用于各种载体档案材料(照片除外)的保管。可以根据家庭档案材料的多少选择不同厚度的档案盒。

二、档案袋。它较适用于证件、实物和各种图纸等。

三、照片档案相册。照片档案相册适用于照片的整理,它将照片与其相对应的底片保存在一起,并可在照片旁边填写照片的时间、地点、人物、事件、拍摄者等,非常便于查找和利用。

建立家庭档案将给您的家庭生活带来许多便利,增添不少生活情趣,还能给子孙后代留下一点文化遗产,有利无弊,对此有兴趣的家庭,不妨一试。

 

              

 

编后语

在档案事业发展过程中,家庭建档工作还是一项新生的事物。随着人类文明的不断进步,社会及家庭的信息量呈现增长,做好家庭建档对于促进家庭和睦和社会和谐、维护家庭及成员权益、提升生活质量的作用愈发凸显。为配合我区家庭建档的需要,我们编辑了《新会区家庭档案建档指南》,供大家参考。由于时间仓促,水平有限,疏漏和不当之处在所难免,敬请社会各界指正。

 

 

 

 

                                                                                          




 
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